СТО
8765RISO-135-2022
Система менеджмента качества. Управление документированной информацией.
Документированная информация в электронном виде
Настоящий
стандарт устанавливает процедуру управления документированной информацией в
электронном виде.
Требования стандарта не распространяются на документированную информацию,
создаваемую изначально в электронном виде, дальнейшее обращение которой
(согласование, одобрение, исполнение, хранение, изъятие и др.) производится на
бумажном носителе.
Требования стандарта являются обязательными для всех подразделений и должностных
лиц организации.
Стандарт разработан с учетом требований ГОСТ Р ИСО 9001.
Целью управления документированной информацией в электронном виде (ДИнфЭ)
является своевременное обеспечение руководства, подразделений и должностных лиц
ООО RR «RRR», а также всех заинтересованных сторон полной и достоверной ДИнф в
объеме и состоянии, достаточном для результативного функционирования процессов
СМК (в том числе, их взаимодействия) и организации в целом, для принятия
обоснованных решений по вопросам улучшения процессов и продукции, повышения
результативности СМК.
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Термины, определения и сокращения
4 Обязанности, ответственность и полномочия
5 Описание процедуры
5.1 Общие положения
5.2 Создание документированной информации в электронном виде
5.3 Движение документированной информации в электронном виде
5.4 Особенности создания электронных сообщений для отправки по электронной почте
5.5 Порядок введения в СЭД документированной информации на бумажных носителях
5.6 Доступ к документированной информации в электронном виде
5.7 Сохранность документированной информации в электронном виде
5.8 Действия в отношении рисков, возникающих при реализации процедуры
5.9 Порядок оценки процедуры
6 Учет, хранение и обращение
7 Актуализация
8 Распределение
9 Документированная информация
Приложение А (справочное) Перечень форматов (расширений) файлов, применяемых в
организации
Приложение Б (рекомендуемое) Форма журнала учета обработки графических файлов
Приложение В (рекомендуемое) Форма описи документированной информации в
электронном виде, перенесенной на носитель
Приложение Г (рекомендуемое) Форма график переноса документированной информации
в электронном виде на внешние носители и проверки её сохранности
Приложение Д (рекомендуемое) Форма отчета об оценке процедуры
Библиография
Лист регистрации изменений
При разработке стандарта использованы:
ГОСТ Р 54989–2012/ISO/TR 18492:2005 Обеспечение долговременной сохранности
электронных документов
ГОСТ Р ИСО 9000–2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р ИСО 9001–2015 Системы менеджмента качества. Требования
Федеральный закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи»
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и
системам хранения электронных документов в архивах государственных органов
(утверждены приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 года №
69).