СТО 123456RW-136-2021
Система менеджмента качества.

Управление документированной информацией.

Организационно-распорядительная документация


 

Настоящий стандарт устанавливает в ООО WW «WWW» процедуру управления организационно-распорядительной документацией.
Требования стандарта обязательны для всего персонала ООО WW «WWW».
Стандарт разработан с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97, ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ РВ 0015–002.

Взамен СТО 12345678-103-2013.


Целями реализации процедуры управления организационно-распорядительной документацией в ООО WW «WWW» являются:
- определение и документирование требований к ОРД организации, на основании требований соответствующих законодательных требований и документов по стандартизации;
- обеспечение наличия ОРД, соответствующей установленным требованиям, для эффективной реализации организационно-управленческих функций;
- обеспечение сохранения ОРД в доступном и пригодном состоянии.

Содержание

1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Термины, определения, обозначения и сокращения
4 Обязанности, ответственность и полномочия
5 Описание процедуры
5.1 Общие положения
5.2 Управление поступающей документацией
5.2.1 Общие положения
5.2.2 Прием (получение) поступающей документации
5.2.3 Регистрация поступившей документации и передача ее на рассмотрение генеральному директору
5.2.4 Рассмотрение поступившей документации и принятие по ней оформленного решения
5.2.5 Передача поступившей документации для исполнения
5.2.6 Исполнение поступившей документации согласно решению генерального директора
5.2.7 Контроль исполнения поступившей документации
5.2.8 Хранение исполненной поступившей документации и обеспечение к ней доступа
5.3 Управление отправляемой документацией
5.3.1 Общие положения
5.3.2 Создание и оформление отправляемой (исходящей) документации
5.3.3 Регистрация отправляемой документации
5.3.4 Упаковка отправляемой документации
5.3.5 Отправка документации
5.3.6 Контроль ответа
5.3.7 Хранение экземпляров отправленной документации и обеспечение к ним доступа
5.4 Управление документацией, используемой в управленческой деятельности организации
5.4.1 Общие положения
5.4.2 Создание и оформление документации, используемой в управленческой деятельности организации
5.4.3 Регистрация документации, используемой в управленческой деятельности организации
5.4.4 Передача документации для исполнения
5.4.5 Реализация требований документации, используемой в управленческой деятельности организации
5.4.6 Контроль исполнения требований документации, используемой в управленческой деятельности организации
5.4.7 Хранение документации и обеспечение к ней доступа
5.5 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, используемых в управленческой деятельности организации
5.5.1 Приказ и распоряжение
5.5.2 Решение
5.5.3 Протокол
5.5.4 Докладная, служебная и объяснительная записки
5.5.5 Акт
5.5.6 Доверенность
5.6 Хранение документации, используемой в управленческой деятельности организации, обеспечение к ней доступа
5.6.1 Оформление номенклатуры дел
5.6.2 Оформление дел
5.7 Экспертиза ценности документов
5.8 Уничтожение документов
5.9 Контроль соответствия процедуры управления организационно-распорядительной документацией установленным требованиям
5.10 Действия в отношении рисков, возникающих при реализации процедуры
5.11 Порядок оценки процедуры
6 Учет, хранение и обращение
7 Актуализация
8 Распределение
9 Документированная информация
Приложение А (справочное) Перечень организационно-распорядительных документов ООО WW «WWW», подлежащих управлению
Приложение Б (рекомендуемое) Форма акта о факте поступления корреспонденции в поврежденном виде
Приложение В (справочное) Перечень организационно-распорядительной документации, не подлежащей регистрации в ООО WW «WWW»
Приложение Г (рекомендуемое) Форма мастичных штампов для регистрации входящих и исходящих документов, мастичного штампа «Контроль»
Приложение Д (рекомендуемое) Форма журнала регистрации входящих документов
Приложение Е (справочное) Схема расположения реквизитов документа
Приложение Ж (обязательное) Форма бланка письма
Приложение И (рекомендуемое) Форма журнала регистрации исходящих документов
Приложение К (рекомендуемое) Форма журнала учета приказов и распоряжений
Приложение Л (рекомендуемое) Форма приказа (распоряжения) с примером заполнения
Приложение М (рекомендуемое) Форма решения (с примером заполнения)
Приложение Н (рекомендуемое) Форма протокола (с примером заполнения)
Приложение П (рекомендуемое) Форма служебной, объяснительной, докладной записок
Приложение Р (рекомендуемое) Форма акта (с примером заполнения)
Приложение С (рекомендуемое) Форма доверенности
Приложение Т (рекомендуемое) Форма графика проверок состояния делопроизводства
Приложение У (рекомендуемое) Форма акта проверки состояния делопроизводства (с примером заполнения)
Приложение Ф (рекомендуемое) Форма отчета об оценке процедуры управления организационно-распорядительной документацией
Библиография
Лист регистрации изменений

При разработке использованы:

ГОСТ Р 7.0.8–2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.97–2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р ИСО 9000–2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р ИСО 9001–2015 Системы менеджмента качества. Требования
ГОСТ РВ 0015–002–2020 Система разработки и постановки на производство военной техники. Системы менеджмента качества. Общие требования
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.

 

Назад