СТО 123456RW-135-2021
Система менеджмента качества.

Управление документированной информацией.

Документированная информация в электронном виде


Настоящий стандарт устанавливает процедуру управления документированной информацией в электронном виде.
Требования стандарта не распространяются на документированную информацию, создаваемую изначально в электронном виде, дальнейшее обращение которой (согласование, одобрение, исполнение, хранение, изъятие и др.) производится на бумажном носителе.
Требования стандарта являются обязательными для всех подразделений и должностных лиц организации.
Стандарт разработан с учетом требований ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ РВ 0015–002.

Целью управления документированной информацией в электронном виде (ДИнфЭ) является своевременное обеспечение руководства, подразделений и должностных лиц ООО WW «WWW», а также всех заинтересованных сторон полной и достоверной ДИнф в объеме и состоянии, достаточном для результативного функционирования процессов СМК (в том числе, их взаимодействия) и организации в целом, для принятия обоснованных решений по вопросам улучшения процессов и продукции, повышения результативности СМК.

1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Термины, определения и сокращения
4 Обязанности, ответственность и полномочия
5 Описание процедуры
5.1 Общие положения
5.2 Создание документированной информации в электронном виде
5.3 Движение документированной информации в электронном виде
5.4 Особенности создания электронных сообщений для отправки по электронной почте
5.5 Порядок введения в СЭД документированной информации на бумажных носителях
5.6 Доступ к документированной информации в электронном виде
5.7 Сохранность документированной информации в электронном виде
5.8 Действия в отношении рисков, возникающих при реализации процедуры
5.9 Порядок оценки процедуры
6 Учет, хранение и обращение
7 Актуализация
8 Распределение
9 Документированная информация
Приложение А (справочное) Перечень форматов (расширений) файлов, применяемых в организации
Приложение Б (рекомендуемое) Форма журнала учета обработки графических файлов
Приложение В (рекомендуемое) Форма описи документированной информации в электронном виде, перенесенной на носитель
Приложение Г (рекомендуемое) Форма график переноса документированной информации в электронном виде на внешние носители и проверки её сохранности
Приложение Д (рекомендуемое) Форма отчета об оценке процедуры
Библиография
Лист регистрации изменений

При разработке стандарта использованы:
ГОСТ Р 54989–2012/ISO/TR 18492:2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов
ГОСТ Р ИСО 9000–2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
ГОСТ Р ИСО 9001–2015 Системы менеджмента качества. Требования
ГОСТ РВ 0015–002–2020 Система разработки и постановки на производство военной техники. Системы менеджмента качества. Общие требования
Федеральный закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи»
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утверждены приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 года № 69).

 

Назад